Aus dem Office-Standardpaket hat sich ein individualisierbarer Paketservice für vernetztes Arbeiten entwickelt. Principal Consultant Andreas Decker erklärt, warum sich Office 365 für Unternehmen lohnt.
Das Office-Paket ist ein Klassiker: Microsoft hat damit eine ganze Reihe von Software-Standards gesetzt: Word für Textverarbeitung, Excel für die Tabellenkalkulation und PowerPoint für professionelle Präsentationen sind nur die bekanntesten Beispiele. Mit Office 365 schreibt Microsoft nicht nur eine Erfolgsgeschichte fort: Aus dem Office-Standardpaket hat sich ein individualisierbarer Paketservice für vernetztes Arbeiten entwickelt, dessen Funktionsumfang kontinuierlich wächst. Im URANO.blog erklärt Principal Consultant Andreas Decker, warum sich Office 365 für Unternehmen lohnt.
URANO.blog: Das klassische Office-Paket mit Word, Excel und Outlook kennt jeder und wird von Unternehmen gerne genutzt. Office 365 beinhaltet sehr viele neue Applikationen wie Delve, WorkFlow, Sway und Power BI. Die meisten davon sind noch weitgehend unbekannt. Warum geht Microsoft mit seinem Office-Angebot für Business so stark in die Breite?
Andreas Decker: Weil Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und E-Mails nur noch einen kleinen Teil der digitalisierten Arbeitswelt abdecken: Heute geht es vor allem um agile und vernetzte Teamarbeit – und dafür hat Microsoft mit der umfassenden Cloud-Lösung Office 365 ebenso den Standard gesetzt wie früher mit Einzellösungen für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und E-Mails.
URANO.blog: Wie ermöglicht Office 365 das agile und vernetzte Zusammenarbeiten?
Andreas Decker: Office 365 kombiniert zwei bislang unabhängige Voraussetzungen für agiles und vernetztes Arbeiten: Gemeinsame Datenablage und Kommunikation. Zum einen werden alle Dateien und Dokumente zentral in der Cloud gesichert, versioniert und verwaltet. Mit OneDrive und SharePoint bietet Office 365 zwei Applikationen, um Daten intelligent abzulegen und unkompliziert zu teilen. Zum anderen bietet Office 365 mit Skype for Business, Teams, Planner und Yammer Kommunikationstools für jede Gelegenheit.
URANO.blog: Die Idee, Nutzer zu vernetzen, ist nicht gerade neu…
Andreas Decker: Office 365 vernetzt aber nicht nur Nutzer, sondern auch seine eigenen Anwendungen: So wie sich Dokumente aller Office-Formate gemeinsam bearbeiten lassen, weil sie in der Cloud abgelegt sind, können einzelne Dokumente auch in Chatumgebungen für agile Arbeitsgruppen wie Teams oder in Skype-Videokonferenzen präsentiert, diskutiert und in Echtzeit bearbeitet werden.
URANO.blog: Wird das nicht ziemlich schnell unüberschaubar?
Andreas Decker: Nein. Office 365 ist ja gerade dafür entwickelt worden, große Mengen an Daten und Information zu strukturieren und beispielsweise innerhalb eines Unternehmens oder eines Teams verfügbar zu machen. Das geschieht über die intelligente und selbstlernende Suchfunktion OfficeGraph, die Informationen und Daten aus der gesamten Office 365-Umgebung benutzerspezifisch vorsortiert und aufbereitet: Ganz klassisch in einer Ergebnisliste oder ansprechend grafisch gestaltet im Überblickstool Delve. Wer beispielsweise auf dem Weg in eine Besprechung einen schnellen Blick auf die letzten Doings seiner Kollegen, die Protokolle der vergangenen Treffen, die vorbereitete Präsentation oder eine Liste der Besprechungsteilnehmer werfen möchte, hat mit Delve einen digitalen Assistenten in der Hosentasche.
URANO.blog: Nur, dass Präsentationen auf dem Smartphone nicht wirklich smart rüberkommen…
Andreas Decker: Dieses Problem ist in Office 365 durch die die Applikation Sway gelöst, die Präsentationen responsiv und angepasst an jedes Bildschirmformat darstellen kann.
URANO.blog: Das klingt so, als ob der Umstieg auf Office 365 eine umfangreiche Einarbeitung erfordert, um die ganzen Services überhaupt so nutzen zu können, wie sie gedacht sind.
Andreas Decker: Wir sollten uns von der Vorstellung verabschieden, dass die sinnvolle Nutzung von Services wie Office 365 von der Einarbeitung nach einem bestimmten Plan abhängt. Microsoft entwickelt seine Anwendungen kontinuierlich weiter. Damit sind die Nutzerinnen und Nutzer immer auf dem aktuellen Stand. Auf der anderen Seite wird daraus auch ersichtlich, dass Einarbeitungspläne – wie überhaupt Prozesse – gar nicht mehr so schnell aufgesetzt werden können, wie sie überholt sind. Der Markt denkt ja auch nicht mehr in Prozessen, sondern in Lösungen. So sind auch die Services in Office 365 gedacht: Nicht nach festem Einsatzmuster, sondern agil, variabel und so, wie es für den Anwender am angenehmsten ist. Dadurch, dass die Office 365-Applikationen ineinandergreifen – auch funktional –, können Unternehmen ihren Mitarbeitern völlig freistellen, auf welchen Plattformen und mit welchen Werkzeugen sie arbeiten möchten. Ich sehe das weniger als Bedrohung, denn als Befreiung; Office 365 macht Benutzer zu mündigen Anwendern – und kommt damit den stark individualisierten Bedürfnissen jüngerer Generationen entgegen.
URANO.blog: Können Sie dafür ein Beispiel geben?
Andreas Decker: Na klar. Ob sich eine agile und abteilungsübergreifende Arbeitsgruppe in Teams, Yammer oder Skype abstimmt, ob sie ihre Dokumente über SharePoint oder OneDrive teilen, ob sie ihre Aufgaben über OneNote, Outlook oder Planner organisiert – das ist doch für die inhaltliche Arbeit egal. Die Wege können verschieden sein, führen aber ohne Medienbruch immer zu den gleichen Rohdaten in der Cloud.
URANO.blog: Warum sollten vor allem Unternehmen auf Office 365 umsteigen?
Andreas Decker: Da sehe ich mindestens drei gute Gründe: Erstens stellt Office 365 mächtige Applikationen speziell für die Arbeitswelt zur Verfügung, die für fast alle Businessfälle zur gemeinsamen Datenbearbeitung und Datenverarbeitung Lösungen bereithält. Zweitens senkt Office 365 den Aufwand der Systembetreuung, beispielsweise beim Patchmanagement und in der Versionspflege. Und drittens bietet Microsoft ein attraktives und passgenaues – weil benutzerbasiertes – Lizensierungsmodell, denn Office 365 ist als Abonnements- bzw. Leasing-Lösung konzipiert.
URANO.blog: Wie kann URANO bei der Umstellung auf Office 365 unterstützen?
Andreas Decker: Wir bieten eine ganze Reihe von Aufklärungs- und Informationsworkshops an, in denen unsere Kunden Office 365 kennenlernen und sich von der URANO-Expertise überzeugen können. Im Rahmen einer individuellen Beratung sondieren wir gemeinsam mit dem Kunden, wie Office 365 konfiguriert sein muss, um passgenau auf die Anforderungen der jeweiligen Unternehmen abgestimmt zu sein. Und natürlich übernehmen wir die technische Umsetzung und den Support im laufenden Betrieb.
Unsere zertifizierten IT-Consultants beraten Sie kompetent und unterstützen Sie bei der Entscheidungsfindung.
Gernot Uhl
Employer Branding
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