Sebastian Klein leitet bei URANO das Team Collaboration. Im Portfolio-Interview spricht er über kürzere Kommunikationswege, geteilte Dokumente und die Zusammenarbeit zwischen Fachabteilung und IT.
Digitale Zusammenarbeit ist längst kein Zukunftsthema mehr. Schnelle Abstimmungen über Chatkanäle, geteilte Dokumente, internetbasierte Telefonie und intelligente Datenablage prägen die Geschäftswelt schon heute. Für viele Unternehmen besteht die Herausforderung darin, in der Fülle der angebotenen Dienste die jeweils passenden Lösungen zu finden. URANO kann dabei helfen. „Wir sind als Berater so gefragt wie noch nie“, sagt Sebastian Klein, der bei URANO das Team Collaboration leitet. Im Portfolio-Interview verrät er, wie URANO seine Kunden bei der digitalen Zusammenarbeit unterstützen kann.
URANO.blog: Collaboration ist angesichts der fortschreitenden Digitalisierung ein weites Feld. Welche Schwerpunkte setzt URANO als IT-Lösungspartner?
Sebastian Klein: Wir verfolgen eine Doppelstrategie. Einerseits teilen wir Collaboration in zwei zusammenhängende, aber jeweils besser überschaubare Teilbereiche auf: Communication und Collaboration im engeren Sinn. Andererseits konzentrieren wir uns als zertifizierter Microsoft Gold Partner in beiden Teilbereichen vor allem auf Microsoft-Produkte. Für die klassischen Kommunikationsthemen – Mailing, Telefonie, Voice Over IP – bieten wir beispielsweise individuelle Lösungen für Microsoft Exchange und Microsoft Skype for Business an. In Sachen Collaboration setzen wir auf die intelligente Datenbank Microsoft SharePoint und die darauf aufbauenden Applikationen wie beispielsweise Microsoft Teams.
URANO.blog: Microsoft ist seit einiger Zeit dabei, fast alle Anwendungen beider Bereiche in der Gesamtlösung Office 365 zusammenzufassen. Warum macht eine Thementrennung Sinn?
Sebastian Klein: Ich verstehe den Ansatz von Microsoft, Office 365 als Komplettlösung anzubieten. Für die Anwender ist ein Rundum-Sorglos-Paket in einem einheitlichen Setting wesentlich angenehmer als viele verschiedene Anwendungen. Wenn man aber etwas genauer hinsieht, spannt Office 365 gerade für einzelne, aber zusammenhängende Applikationen den Rahmen auf.
URANO.blog: Wie das?
Sebastian Klein: Der Erfolg von Office 365 beruht zum Teil darauf, dass man bestimmte Anwendungen und den dazu nötigen Speicherplatz online abonnieren kann und damit immer mit den neuesten Versionen versorgt wird – im Gegensatz zu den klassischen On-Premise-Lösungen. Das ist ein starkes Argument für Office 365, aber nicht das einzige. Man sollte aber darüber hinaus auch nicht vergessen, wie wichtig die nahezu unbegrenzten Möglichkeiten individueller Konfigurationen von einzelnen Kommunikations- und Zusammenarbeitsanwendungen sind. Das erfordert hochgradig spezialisiertes Fachwissen – beispielsweise für die Einführung einer bestimmten Anwendung oder für die Migration eines Exchange-Servers. Deshalb kümmern sich einige Kollegen des Teams Collaboration eher um die Kommunikationsthemen, während andere Teilbereich Collaboration bearbeiten.
URANO.blog: Der Markt verlangt dennoch nach Kombilösungen. Wie funktioniert die Thementrennung in der Praxis?
Sebastian Klein: Wir denken die herkömmliche Aufteilung in Spezialisten und Generalisten neu: Im Team Collaboration arbeiten unsere Experten für die unterschiedlichen Produkte eng zusammen. Wir halten uns gegenseitig über neue Entwicklungen und Ideen auf dem Laufenden. Als Team haben wir das ganze Bild vor Augen. Und alle Kolleginnen und Kollegen sind jeweils so fit, dass sie nicht nur ihr eigenes technologisches Spezialgebiet beherrschen, sondern auch die Fähigkeit mitbringen, andere Collaboration-Themen und Kundenbedürfnisse richtig einzuschätzen. Das ist auch insofern nicht unerheblich, als es auch innerhalb der Office 365-Welt immer wieder Veränderungen gibt. Perspektivisch werden beispielsweise die Funktionalitäten von Skype for Business in die auf SharePoint basierende Anwendung Microsoft Teams integriert werden.
URANO.blog: Welche Vorteile bringt der URANO-Ansatz in der täglichen Arbeit beim Kunden?
Sebastian Klein: Wir können unseren Kunden sowohl ganzheitliche Beratung anbieten, als auch individuelle Lösungen auf dem aktuellen Stand der Technik. Der Mehrwert für den Kunden liegt darin, dass er immer einen kompetenten Ansprechpartner als erste Anlaufstelle hat. Und die Kolleginnen und Kollegen profitieren davon, dass sie sich auch außerhalb der regelmäßigen Schulungen kontinuierlich fachlich weiterentwickeln.
URANO.blog: Kostet diese Form von Team-Training On The Job nicht unverhältnismäßig viel Zeit?
Sebastian Klein: Wenn wir uns dazu jede Woche in der URANO-Zentrale zusammensetzen müssten – dann vielleicht. Wir arbeiten aber anders: Schließlich bringen wir die Vorzüge digitaler Kommunikation und Zusammenarbeit nicht nur zum Kunden, sondern nutzen sie auch selbst. Die Kolleginnen und Kollegen, die vor Ort beim Kunden sind, nehmen per Skype an den Teammeetings teil. Word-Dokumente, Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentation und OneNote-Notizbücher können wir teilen, zusammen bearbeiten und ablegen. Das kann im gemeinsamen Onlinespeicher OneDrive geschehen – oder in SharePoint. Ich würde also behaupten, dass unsere Art der Zusammenarbeit nicht nur keine Zeit kostet, sondern uns sogar effizienter und effektiver macht.
URANO.blog: Wird es bald keine persönlichen Begegnungen im Geschäftsleben mehr geben?
Sebastian Klein: Das will ich doch nicht hoffen! Meiner Meinung nach kann digitale Kommunikation persönliche Begegnungen nicht vollständig ersetzen. Für gute Kundenbeziehung ist der menschliche Kontakt genauso unverzichtbar wie für URANO und das Team Collaboration. Die neuen Kommunikationsmöglichkeiten sind allerdings eine wertvolle Ergänzung.
Persönlich treffen und gemeinsam über die neuen Kommunikationsmöglichkeiten sprechen? Treffen Sie Sebastian Klein beim IT Breakfast am 21. Juni 2018 in Mainz.
URANO.blog: Technologische Voraussetzungen für digitale Zusammenarbeit zu schaffen, ist eine Sache. Aber sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der URANO-Kunden auf die neuen Möglichkeiten vorbereitet?
Sebastian Klein: Uns ist bewusst, dass die neuen Kommunikationswege und die Prozesse digitalen Zusammenarbeitens ein gewisses Umdenken voraussetzen. Nehmen wir das Beispiel SharePoint. Die intelligente Datenbank arbeitet mit dokumentenspezifischen Metadaten, die es grundsätzlich möglich machen, auf die gewohnte Ablage in einer Ordnerstruktur zu verzichten – man könnte seine Dateien stattdessen über eine Schlagwortsuche finden. Für IT-Spezialisten und interessierte Laien ist das sicher spannend. Aber ich weiß natürlich auch, dass nicht jeder glücklich mit der Umstellung von eingespielten Arbeitsprozessen ist. Das gehört ebenfalls zu den Herausforderungen, die wir zusammen mit unseren Kunden zu bewältigen haben.
URANO.blog: Wie kann URANO seine Kunden dabei unterstützen, dass die Chancen der digitalen Zusammenarbeit auch tatsächlich in der täglichen Arbeit genutzt werden?
Sebastian Klein: Wir setzen auf eine enge Zusammenarbeit zwischen IT- und Fachabteilungen. Dabei orientieren wir uns am sogenannten Champion-Konzept, das auch von Microsoft angewendet wird. Wir identifizieren in den Fachabteilungen des Kunden eine Ansprechpartnerin oder einen Ansprechpartner, die der Digitalisierung und unserer Arbeit als IT-Lösungspartner aufgeschlossen gegenüberstehen. Diese Person binden wir als „Champion“ bei entsprechenden Collaboration-Projekten – zum Beispiel bei der Einführung einer neuen Anwendung – von Anfang an ein. Das schafft gegenseitiges Vertrauen und erhöht auch ganz allgemein die Akzeptanz, weil der Champion als Schnittstelle agieren kann. Und nebenbei leben wir natürlich die digitale Zusammenarbeit auch beim Kunden vor.
Gernot Uhl
Employer Branding